Tecnologia

• Pre-disseny look and feel de l'aplicació
• Creació de categories principals (barra de navegació superior), categories bàsiques (menús lateral esquerre) i subcategories (assets - visualització caixes centrals)
• Proves disseny pàgina principal (calendari, núvol de tags, novetats...)
• Proves de vinculació de continguts (documents, enllaços web...) dins d'un asset
• Anàlisi de les metadades associades als continguts (autor, data, matèries, àrea...)
• Exploració del funcionament global del Liferay

Durant la darrera setmana d'agost i primera de setembre ja s'ha pogut avançar en el disseny extern de l'aplicatiu configurant, conjuntament amb l'SI, el següent:

1. Imatge externa de l'aplicatiu i configuració de les caixes de continguts (portlets):

• Configuració de la visualització de les caixes de contingut (portlets) en els formats de llista i taules. Important modificar l'autoria d'un document penjat per defecte en Liferay (interpreta autor com aquell qui penja, no la metadada d'autor del document o la introduida manualment). Això es canviarà mitjançant programació.
• Disseny de templates per crear enllaços directes amb possibilitat d'afegir icones identificatives (per enllaçar amb els diversos aplicatius del Servei de Biblioteques, per exemple Millennium, Trobador, Sb-21, intranets, blocs, etc.)
• Disseny d'un nou portlet per poder crear les seccions d'interlocutors i gestió de grups de treball: per poder accedir a la intranet es requereix NIU i password. Tot el personal de les biblioteques ha d'estar identificat i registrat. Crear per tant, grups de treball o d'interlocutors, es pot simplificar amb Liferay i així s'ha fet, creant uns portlets específics que ens permetran agrupar persones en funció dels grups de treball que formen part. La gestió dels interlocutors, grups de treball i directori del personal del SdB serà més fàcil de mantenir (un únic punt d'introducció de dades).

2. Gestió interna de l'eina:

• Gestió dels documents: s'ha creat una estructura lógica interna que ha de servir per a la gestió documental, multimèdia i d'enllaços web. Aquesta gestió va lligada a dos elements de Liferay: gestor de documents (inclou imatges) i gestió de bookmarks (gestió d'enllaços externs).
• Gestió d'usuaris: de moment, s'ha migrat el llistat complet d'usuaris del SdB, facilitat per la secretaria de la direcció del servei.
• Metadades: anàlisi de les metadades automàtiques del sistema (aquelles que agafa per defecte en pujar documents). Es continuarà amb aquesta anàlisi durant setembre, previ a la migració de l'estructura (veure més endavant previsió setembre-octubre). L'objectiu és ajustar l'aplicatiu a les necessitats de la Intranet.
• Proves de pujada en lot de documents: proves per determinar la millor forma de fer la migració en funció tant de la quantitat de treball automàtic-manual com de la qualitat final i feina posterior de retoc.

3. Preparació per a la migració:

• El Servei d'Informàtica necessita per passar a producció que estiguin definits els layouts, (estructures de composició de les pàgines) els portlets, (estructures de les caixes en els tres formats disponibles) els templates per als web content (caixes més "vistoses" per a enllaços externs) i les carpetes del gestor documental i gestor de bookmarks.
• És millor que no hi hagi documents quan es faci la migració. Les proves que fem fins ara seràn avaluatives per ajustar tot el que es pugui a les opcions automatitzades (pulir metadades abans de pujar documents, anomenar be els fitxers, fer cribatge i espurg i dotar-nos d'una estructura de directoris coherent amb la Intranet i el producte final).
• Es programa el pas de proves a producció per a la setmana del 21 al 27 d'octubre.
• Un cop en producció s'iniciarà la migració dels documents
• Durant aquest periode deixaré enllestida l'estructura interna, la gestió documental i "bones pràctiques" de cara a la migració dels documents.
• Resta per veure, mitjançant control de temps i qualitat final (és a dir, com vaig més ràpida i com puc automatitzar al màxim) si s'opta per migrar en lots i després pulir, o fer-ho en lots només en sèries documentals molt homogènies.

Durant la setmana del 14 al 18 d'ctubre s'han deixat preparades les següents tasques internes:

• Estructura interna del gestor documental (directoris on dipositar els documents i també arxiu de la intranet). Aquesta estructura segueix la jerarquia de menus, submenus i pàgines de la nova intranet, així com la lògica de treball de les àrees funcionals en que ens hem basat per a dissenyar-la (gestió, àrees transversals i portal de qualitat).

• Estructura interna dels bookmarks. Dins el que composa el corpus de continguts de la intranet, aquests es poden classificar en dos tipologies: fitxers físics (documents, imatges i vídeos) i enllaços externs (el que a Liferay s'anomenen bookmarks). La nova eina permet reproduir la mateixa estructura del gestor documental en la classificació dels bookmarks i s'ha aprofitat aquesta característica per, més endavant i conforme creixin els continguts, tenir-ho tot endreçat i fàcilment recuperable. Les proves realitzades han mostrat com aquesta classificació prèvia incideix en el buscador de documents, que "faceta" els resutats donant-nos informació sobre enllaços i àrea o secció en la que es troben.

• Estructura de categories i tags: és la part més important de tota l'eina Liferay i la que permet que puguem estructurar les interfícies amb menús, submenús i caixes. Penjar un nou document o un enllaç nou i que aquest es mostri a les pàgines i caixetes que corresponen depen justament d'aquesta categorització que li atorguem en el moment de publicar-lo. Un cop creades les categories, subcategories i subclasses uniformes (tags) la creació i publicació dels portlets o caixetes és qüestió de minuts.

Queda pendent post-migració per part del SI el següent:

• Disseny de un portlet gràfic per els enllaços a aplicacions (caixetes de color amb una icona identificativa per donar una mica de grafisme i vistositat a l'eina)
• Arreglar els portlets per crear llistes d'interlocutors (ja està en marxa però cal pulir-los)
• Arreglar els portlets dissenyats per poder penjar enllaços d'interés amb una visualització també una mica més gràfica (també molt avançat)
• Arreglar els portlets en la visualització de taula i llista segons les especificacions d'estil que es van enviar a finals d'agost
• Esborrar totes les tipologies de documents disponibles per defecte a Liferay quan es penja un document nou al gestor de continguts. Només quedaran les tipologies dissenyades pel Servei de Biblioteques que duen les metadades pròpies necessàries per al buscador (àrea, autor i any)
• Possible rediseny del Layout de la portada (a realitzar un cop els continguts quedin migrats)

Feines que s'estan fent per preparar la migració:

• S'estàn passat tots els enllaços a Liferay: tasca compartida entre la Sònia Mas (seccions desde Accès Obert fins Guies), Núria Casaldàliga (Tecnologia, Gestió i planificació, Recursos Humans) i Beatriu Piera (de Préstec a Xarxes Socials)
• Paral·lelament la Sol Ruiz està baixant i reanomenant tots els documents vius i d'arxiu de La Carpeta actual i guardant en una estructura d'arxiu que emula la nova estructura interna de La Carpeta. Un cop llestos aquests documents es processaran per corregir les seves metadades internes i deixar-los a punt per pujar per lots al gestor de continguts.

Un cop desglosades les tasques per a la migració sorgeix el dubte de com es controlaran aquells documents penjats de nou o modificats entre el 16-10-2013 i la data de sortida de la nova intranet. Això es farà gràcies als sb-21 Novetats a la Carpeta que s'editin des d'aquesta data fins a la marcada per deixar d'actualitzar La Carpeta html.

La migració s'ha realitzat segons el previst i sense gaires incidències, tot i que l'aspecte gràfic cal treballar-lo molt encara i en això depenem del Servei d'Informàtica.

Per part del SI queda encara:
- Configurar les caixes per enllaços amb imatges de fons
- Configurar bé les caixes de continguts
- Disseny d'una caixa de contigut per a difernets imatges (tipus slide)
- Reconfiguració dels layouts (disposició vertical de les caixes)
- Migrar llistat de personal de les biblioteques

Per part de la UTP s'ha deixat llest:
- Tota la configuració interna de categories, bookmarks i carpetes per als documents
- S'han baixat pràcticament tots els documents vigents i d'arxiu de la intranet actual, amb l'objectiu de reanomenar-los i endreçar-los
- S'han retocat les metadades i s'han reanomenat aproximadament el 80% dels documents
- S'han creat un 70% de les caixes o portlets
- S'han migrat el 100% dels enllaços

Queda pendent:
- Migració dels documents ja reanomenats (queda un 70% per pujar)
- Reorganització de seccions "complicades" com Gestió i Planificació que té un arxiu molt gran i una mica desorganitzat. Cal pensar bé com migrar-ho.
- Repensar l'estructura de les pàgines i tenir una reunió de treball amb l'SI per deixar-ho tancat.

Planificació prevista:
- Novembre 2013: Deixar enllestits tots els aspectes tècnics i la migració documental
- Desembre 2013: Presentar l'eina als responsables de les àrees de gestió i transversals. Continuar amb les tasques de gestió de l'eina i imatge (gestió usuaris, layouts i css si cal). Preparació curs de formació per a administradors.
- Gener 2014: Curs de gestió de l'eina i gestió de continguts (administradors). Assistents previstos: coord. transversals, gestió, personal de suport designat pels coordinadors i grup de tecnologia. Aquest curs té l'objectiu de formar els qui portaran l'eina a nivell de publicació de continguts, a fi que cada responsable de cada secció revisi (juntament amb el suport del personal que hi designi) La Carpeta en fase beta.
- Gener-Febrer 2014: Revisions i canvis a petició dels coordinadors transversals. Preparació curs general
- Març: Formació del nivell usuari(presentació de l'eina)