Tecnologia

Núria Gallart diu:

deures: fer una certa investigació dins la vostra biblioteca per intentar tenir un panorama complet de tots els tipus d'autoritzacions que conservem a les biblioteques i per cadascuna, durant quant de temps les volem conservar.

• Editors de revistes científiques UAB i butlletins - per a penjar-les al DDD i RACO
• Creació de col·leccions a Recercat - responsable
• PDI/alumnes tercer cicle - autoritzacions individuals
• Documents intstitucionals - autoritzacions individuals
• Autoritzacions de revistes comercials - també penjades a la base de dades de copyright

Les tenim en paper i també escanejades a la N:\Sdi_gestió

Autoritzacions que guarda la Biblioteca de C. Socials:

• Autoritzacions individuals dels autors de tesines, treballs de recerca i fi de màster. Documentació introduïda al Recercat. Format paper. Lloc: Despatx Carmen Farré, Gestora de la col·lecció
• Autoritzacions individuals dels treballs de fi de grau. Documentació introduïda al DDD. Format paper. Lloc: Despatx Carmen Farré, Gestora de la col·leció
• Autoritzacions de producció científica en general i de documents en concret d'autors vinculats a la UAB (profes, investigadors). Documentació introduïda al DDD. Format paper. Lloc: Despatx Carmen Farré, , Gestora de la col·leció
• Autoritzacions d'empreses i entitats financeres per penjar la seva memòria al DDD. Format paper i digital (correu electrònic). Lloc: Despatx Gemma Estrugas, Responsable de la Unitat d'Estadístiques i Correu de Revistes

• Autoritzacions individuals dels autors dels treballs de recerca i fi de màster. Format paper. Lloc: Pilar Ginés, Cap de la Biblioteca.
• Autoritzacions individuals dels treballs de fi de grau. Format paper. Lloc: Pilar Ginés, Cap de la Biblioteca.

Autoritzacions individuals dels autors dels treballs de recerca i fi de màster. Format paper. Lloc: M.Monge
Autoritzacions individuals dels treballs de fi de grau. Format electrònic
Autorizacions per a la consulta de Fons personals (F.Millàs, F.Cristina Vicente, F.Otto Gutzwiller, F.Egozcue)
Autorizacions per a la consulta de Fons personals: F. Ferran Sunyer
Autorizacions per a la consulta de l'Archive for the History of Quantum Pysics

No se si cal, però per si de cas:
Sol·licitud de préstec extraordinari
Sol·licitud de préstec a usuais externs a la UAB
Autorització de cessió d'ús del carnet de préstec a una altra persona
Autorització per al préstec d'ordinadors portàtils

Amb totes les aportacions farem una llista per àmbits i demanem que es repassi i s'avisi si falta algun material que comporti autorització.

Donem aquesta setmana per fer el repàs.

Algú deixa càmeres fotogràfiques o de vídeo? (BCHG?)

Núria, a la nostra Facultat és un servei que facilita el SIMU (Servei d'Informàtica i Multimedia)
http://veterinariavirtual.uab.es/portal/portalsimu.php

Temes a tenir en compte, ja que són altres vies d'autorització:

- Articles arxivats al DDD provinents d'Eina: autorització a Eina, via accés personal.

- Material arxivat al DDD a través del formulari d'autoarxiu: preveure l'execució a través de secretaris/es, becaris i personal tècnic.

- TFGs provinents del Campus Virtual: implica l'autorització de l'autor i del coordinador. Només han d'arribar els que estan autoritzats.

Amb tota aquesta informació, anar a veure el reponsable de l'Arxiu de la UAB.

Algunes autoritzacions que rebem/generem a la BCHG:

- "Autoritzacions/mandats" del director del Servei de Biblioteques per posar materials/coleccions al DDD dels que no tenim uns drets clars.
- Autoritzacions d'autors de tesis dotorals per digitalitzar-les.
- Relatiu a exposicions. Totes aquelles autoritzacions que rebem o hem de fer nosaltres pel smaterials de Reserva que surten per formar part d'exposicions.

BM - Fa servir una adaptació del contracte de préstec de portàtils per als armaris de càrregues de dispositius (mòbils, tauletes, portàtils). D'aquests armaris en tenen a BCT, BV i BM.

Núria Gallart - reunió amb la cap de l'arxiu la setmana vinent: Com s'ha de tractar aquesta documentació, si disposen d'una plataforma concreta, què aconsellen per les autoritzacions digitals...

Biblioteca de Sabadell:
- Autoritzacions EMAS (Eco-Management and Audit Scheme) en format electrònic a la unitat de xarxa de la biblioteca.

Algunes autoritzacions que no han sortit prèviament:

• per publicar cartes privades presents en fons personals; ídem per publicar fotos - format missatge de correu-e
• per publicar recursos docents, autoritzacions col·lectives
• sol·licituds per consultar ítems originals de fons personals - format paper
• per carregar comandes en centres de cost - en paper - caduquen
• avals per préstec - paper - caduquen

Bàsicament, les autoritzacions pels dipòsits semblen tenir una vigència indefinida mentre que les autoritzacions i sol·licituds per rebre serveis o fer transaccions tenen data de caducitat més o menys àmplia.

Per les primeres necessitem ajuda i reflexió. Per les segones, continuaria amb la pràctica actual. Quan han caducat i ha passat un temps prudencial, es destrueixen.

Avui he tingut una reunió amb Dolors Fernández Montraveta, tècnica de l'Arxiu de la UAB (Oficina de Gestió de la Informació i de la Documentació).

Conclusions:

• L'arxiu es farà càrrec de la conservació i preservació de les autoritzacions en paper. Només hem de tenir en compte com podem recuperar-les en cas de necessitat. Per tant, haurem de parlar de com les tenim organitzades i si cal introduir-hi algun canvi.

• La reproducció escanejada de les autoritzacions no té valor legal, únicament pot servir per facilitar la consulta d'alguna dada. Per fer una digitalització certificada i segura hi ha condicions especials.

• Per les autoritzacions en format electrònic ens cal fer una consulta al gabinet jurídic, si és que algú no l'ha feta prèviament, i assegurar-nos de quin valor tenen, si en tenen, i quines condicions han de complir per tenir-ne. També pel formulari d'autoarxiu.

• Un cop tinguem clars els requisits legals de les autoritzacions electròniques, podem tornar a parlar amb l'Arxiu sobre la seva conservació i preservació.

Núria Gallart informa:

• Traspassar a gestió de la col·lecció la gestió de les autoritzacions en paper, i si cal, a suport a la docència i la recerca.
• Correus e- no tenen valor jurídic. Ni en format electrònic ni impresos. e-notum té valor jurídic.
• L'arxiu es desentén de la part d'autoritzacions digitals

Elaborar un document de directrius que reculli què es fa amb cada tipus d'autorització, on es guarda, etc.

Passo avís a Carmen Farré i Carme Besson de la necessitat d'establir un protocol de conservació de les autoritzacions sobre temes de propietat intel·lectual.

Carme Besson ho comenta amb M. Antònia Galceran:
He parlat amb la Ma Antònia i pensem que aquest és un tema de caps de biblioteca i ella s'apunta a treballar-hi.

Em sembla prou bé.

He seguit tots els correus i veig que penseu que és un tema de caps. Jo també ho crec, però si creieu que hem d'intervenir-hi d'alguna manera des de les GC, ja ens ho direu.

Com que és un objectiu que es va proposar i acceptar des de Tecnologia, si us sembla a la reunió de dilluns (19 maig)reconduïm el tema i mirem com queda l'objectiu i com tirar-lo endavant amb els caps de biblioteca. En tot cas se'ls hi pot proposar a la reunió de l'altra setmana (28 maig).

Núria G. de moment doncs no hi haurà cap esborrany de document per debatre? És això el què s'hauria de fer conjuntament amb els caps?

Quedem per fer un primer esborrany el grup petit el proper dilluns, 26 de maig. Analitzar la carpeta per a fer la gestió documental de les autoritzacions digitals.
Deures: revisar la llista d'autoritzacions i reflexionar (amb conclusions) sobre l'ordenació més adequada. Afegir informació sobre l'ordenació actual.
Ex: Biblioteca X - Tipus materials - Any

Sergi Calvet va escriure:

Algunes autoritzacions que rebem/generem a la BCHG:

- "Autoritzacions/mandats" del director del Servei de Biblioteques per posar materials/coleccions al DDD dels que no tenim uns drets clars.
- Autoritzacions d'autors de tesis dotorals per digitalitzar-les.
- Relatiu a exposicions. Totes aquelles autoritzacions que rebem o hem de fer nosaltres pel smaterials de Reserva que surten per formar part d'exposicions.

S'ho ha mirat la M. Antònia i ha decidit afegir unes quantes més:

• Autoritzacions per reproduir documents per difusió de les publicacions periòdiques
• Autoritzacions de grups de recerca i de PDI a títol individual per incloure la producció científica al DDD (en paper o escanejat rebut a través del correu-e)

• Autoritzacions d'editors de revistes o llibres (en correu-e)
• Autoritzacions per fotocopiar tesis doctorals
• Autoritzacions per exposicions externes
• Autoritzacions de treballs incloure’ls al DDD I RECERCAT
• Autoritzacions de direcció de Biblioteques per difusió publica de documents digitalitzats
• Convenis
• Contractes de portàtils
• Autoritzacions de préstecs extraordinaris
• Permís per digitalitzar documents
• Última carta morosos vicerector amb la llista d’usuaris.

• Permisos antics de Mediateca: autoritzacions per digitalitzar documents per posar al Servei d'àudio i vídeo digital o per reconvertir a format digital: Premis ONDAS,Produccions Facultat, Màster documental creativo, Espot publicitari UAB (2004), London International Advertising Awards ...... (en paper o correu-e)

M'havia oblidat d'afegir:

Les Declaracions de confidencialitat que signen els investigadors per utilitzar les microdades (concretament les de la Unió Europea)

A l'entorn del tema de les microdades de la UE es genera:

1. Contracte d'accés a les microdades signat entre la UAB (vicerector d'investigació) i la UE (representant). El original signat és en paper, però també el tinc escannejat

2. Declaració de confidencialitat que signa el PDI encabit dins un projecte autoritzat (original signat paper, algun cas en PDF)

3. Autorització del coordinador (professor que figura en el contracte amb la UE) autoritzant un PDI concret a accedir a les microdades (e-mail i còpia impresa)

4. Autorització del responsable del projecte per donar accés a les microdades a un PDI dins el seu projecte (e-mail i còpia impresa)

Alguns problemes / dubtes que m'he trobat al tornar a llegir el document, i al penjar documents:

• Crec que hauria de constar en algun lloc que en alguns casos som nosaltres els que autoritzem a la consulta, préstec... (fons personals, préstecs extraordinaris...)
  Sol•licitud de consulta física de fons personals
  Per poder accedir a la consulta han de signar un document on es comprometen a utilitzar el material consultat de forma adient i segons les normes de cada fons.
  En alguns casos, si volen reproduir documents és la biblioteca la que autoritza a la reproducció, o la que fa la gestió per tal que el propietari del fons ho autoritzi.
  Tot plegat és una mica embolicat, i no he sabut ben be ni on posar-los, ni qui posar com a persona/entitat que autoritza. Segurament és problema meu que no conec be la documentació.
  A la BCT les guardem indefinidament (en el cas del AHQF és obligatori) i les tenim ordenades per fons / any
  Sol•licitud de préstec...:
  La persona sol•licita a la biblioteca, al coordinador o a la comissió d’usuaris de la biblioteca a obtenir en préstec el document/material x. O sigui que és la biblioteca la que autoritza el préstec

• Registre de notificacions E-notum
  M’han dit que el sistema de l’E-Notum ja guarda les notificacions durant 2 anys.
  A la BCT a més es guarden en paper les “Evidències del procés de notificació” individuals per a cada persona

• Treballs de fi de grau: Que es fa amb els tfg que tenen mes d’un autor? Posem només el primer autor? Dupliquem el fitxer tantes vegades com autors?

Entre la carpeta "Préstecs" i la d'"Autors personals" potser podria generar confusió si no s'especifica quina documentació va a cada carpeta.
Per exemple: els contractes dels portàtils una persona podria decidir posar-los per AP i una alta a Préstec.

Hola,
Comentant el document amb la M. Antònia ens han sortit un parell de dubtes que no he acabat d'afinar a justificar per que no he treballat el tema directament.

• Un primer dubte és de tema més aviat d'organització de les carpetes.
  A la primera taula, la de les autoritzacions temporals, la M. Antònia em pregunta si hi haurà una carpeta amb el nom de cada categoria de document o si al menys aquest nom desenvolupat apareixerà visible d'alguna manera.
• El segon dubte, sobre la nomenclatura dels documents... Al nom del fitxer dels grups de recerca i el de les revistes, quin és aquest nom personal que s'ha de posar? I per què es posa un nom personal ja posats?

Sergi, contesto:

• Un primer dubte és de tema més aviat d'organització de les carpetes.
  A la primera taula, la de les autoritzacions temporals, la M. Antònia em pregunta si hi haurà una carpeta amb el nom de cada categoria de document o si al menys aquest nom desenvolupat apareixerà visible d'alguna manera.

Per a les autoritzacions temporals només vam preveure una carpeta per biblioteca i dins es pot seguir l'estructura de les autoritzacions indefinides... creant més o menys carpetes en funció del què vulgui posar-hi la biblioteca. Penjar-les a la carpeta en aquest cas era totalment opcional i és molt possible que totes les de préstec, per exemple, no s'hi vulguin posar. En tot cas i si algú les hi vol penjar totes, tindria sentit fer una carpeta per préstec, una altra per adquisicins adquisicions i una tercera per Fons (que pot ser fons personals o no...)

• El segon dubte, sobre la nomenclatura dels documents... Al nom del fitxer dels grups de recerca i el de les revistes, quin és aquest nom personal que s'ha de posar? I per què es posa un nom personal ja posats?

Aquest punt crec que és un error en la taula, en comptes de posar-hi un nom personal (que podria ser el del director de la revista o el de la persona que signa l'autorització del grup de recerca (director?)), poser millor posar Nom grup de recerca - grup i Nom revista - rev
A veure què opinen els altres membres del grup!

Comentaris Rosa Pujol:
Sols un parell de comentaris:
• pel que fa als tfg: nosaltres rebem un 4t format: fitxer pdf de l'autorització penjada per l'alumne al campus virtual, conjuntament amb el pdf del treball, i que el campus virtual ens fa arribar a la biblioteca a petició nostra (apartat 2 autoritzacions indefinides)
• a l'apartat 3.1 Nomenclatura dels documents es diu que cal establir noms de fitxers clars i homogenis però, si ho entenc bé, a l'apartat 3.2 es diu "el nom del fitxer físic ... no cal que estigui normalitzat ...". Entenc que és recomanable posar els noms de fitxers que establiu però que no és imprescindible, sobretot de cara a plantejar-nos de penjar a la carpeta fitxers antics, perquè en tot cas ja es posa un nom estàndard en penjar el document.

Acaben de revisar el doc. el dia 28 de gener.

Comentaris Carme Besson:

La BCS va fer una revisió del document, amb marques en vermell, adjuntat a la tasca http://wikis.bib.uab.cat/issues/3197

Núria C. - Els revisem i intentem incorporar-los. El dia 30 de gener, com a molt tard, el document hauria de quedar penjat a La Carpeta.

Llegint-me el document he vist que hi ha un error a la pàgina 6 on hi ha el quadre de la nomenclatura dels documents:

La nomenclatura EMAS només hauria de ser per les Declaracions medioambientals (que només té SABADELL). Els informes de sostenibilitat són un altre tipus de document, els informes de sostenibilitat s'haurien de mencionar amb els informes empresarials en general perquè nosaltres quan demanem permisos demanem pels dos alhora, de fet normalment ni especifiquem. No sé si m'explico, al quadre hauria de quedar una cosa així:

Declaracions mediambientals, empresa AC EMAS Empresa - Emas any
Memòries i informes anuals, emp. AC MEM Empresa - Mem any

La segona inclouria els informes de sostenibilitat també. Penso que no val la pena fer categoria a part. No sé si Sabadell té alguna cosa a dir sobre això.

Gràcies Gemma. Fem el canvi que proposes al document. No hem rebut cap altre comentari, per tant, demà pengem el document a La Carpeta.
Demanaré que els comentaris o propostes de canvis us els facin arribar a vosaltres i ho poseu a la tasca. La idea és no obrir el document cada setmana :-))

A Sabadell estem d'acord amb les apreciacions de la Gemma.

A la BCT tenim escanejades moltes autoritzacions. Quins requisits han de tenir els fitxers per poder migrar-los automàticament?

Personal de la BH que requereix poder penjar autoritzacions a La carpeta:
Ana Escañuela, Montserrat Gutiérrez, Ana Lopo, Marta Rial, Juan Antonio Fraile

(si s'ha d'indicar en algun altre lloc o amb més dades, digueu-m'ho, si us plau)

Personal de la Biblioteca de Ciències Socials que caldria autoritzar per poder penjar autoritzacions:

Núria Álvarez, Núria Contreras, Eva García, Josep Vicens i Montserrat Rabat

Voldria demanar un aclariment sobre un document de la taula dels temporals, en concret, el darrer: "Ús d'un centre de cost per comanda". Què és exactament aquest document? Algú m'ho pot explicar?, a la nostra biblioteca ho vam parlar i no ho teníem clar.

Gemma,

En l'historial de la tasca hi ha la informació que es va recollir de totes les biblioteques. Mira http://wikis.bib.uab.cat/issues/2674#note-12 , la BH va proposar com a autoritzacions temporals la d'ús de centre de cost.

Personal de la Biblioteca de Ciència i Tecnologia que caldria autoritzar per poder penjar autoritzacions:

Antonia Maria Carrascosa, Rosa Guerrero i Rosa Pujol

Gemma, a la BH tenim la capacitat de carregar comandes a centres de cost que no són nostres, però només ho podem fer si tenim una autorització escrita per carregar determinada comanda. Aquesta autorització es conserva junt amb la comanda durant el temps que cal mantenir la documentació comptable.

De la BCHG:

• Roser Giraldo
• Teresa Santos
• Carme Pujol
• Joaquim Lahoz
• Rosa Cabezas

Donats d'alta els usuaris que fins ara heu demanat

Persona de la Biblioteca de Medicina que caldria autoritzar per poder penjar autoritzacions:
Marta Jordan

Falta que Veterinària i Sabadell diguin a qui hem de donar d'alta. Una vegada estigui complet,tancarem tasca.

A Sabadell caldria també donar d'alta a Juan Antonio Muñoz González.

Ja he donat d'alta tots els usuaris que han de tenir permisos per penjar autoritzacions a La Carpeta. Procedeixo a donar per tancada la tasca.

Voldria proposar uns canvis o puntualitzacions pel que al nom de les autoritzacions de la col·lecció d'informes anuals que caldria afegir al document de Procediment de les autoritzacions:

El nom que s'estableix en aquell document de l'arxiu és Nom empresa - Mem Any

Faltava establir que posavem com a nom de l'empresa. Proposem (Sabadell estava d'acord) seguir el format de nom que establim al document Normativa sobre els noms dels fitxers al DDD.pdf que està a La Carpeta (http://www.uab.cat/lportal/documents/887018/890810/Normativa+sobre+els+noms+dels+fitxers+al+DDD/86834c97-cbe4-47a7-8f35-788dc6013fc4)o sigui (copio des d'aquest document):

Es crea a partir del nom de l'empresa en majúscula, sense accents, espais
ni altres caràcters especials:
o Si el nom de l'empresa és un acrònim o aquest és una forma del nom,
s'utilitzarà l'acrònim, per ex. RENFE
o Si el nom de l'empresa té una sola paraula, posar-la sencera i en
majúscules, per ex. AUTOTERMINAL
19
o Si té dues paraules, fer-ne una amb les tres primeres lletres de la
primera paraula i les tres primeres de la segona, per ex. BASESP per BASF
España
o Si en té més de dues, posar la inicial de cada paraula, excloses
paraules buides (articles, preposicions, etc.), per ex. AHS per Arxiu Històric de
Sabadell

Pel que fa a l'any crec que no és necessari posar-lo perquè quan ens donen el permís no només és per un any sinó que en principi és per sempre a no ser que diguin el contrari.

Així un possible nom arxiu quedaria per exemple: BANSAN - Mem. pdf (Banco de Santander)

Gemma Estrugas va escriure:

Voldria proposar uns canvis o puntualitzacions pel que al nom de les autoritzacions de la col·lecció d'informes anuals que caldria afegir al document de Procediment de les autoritzacions:

El nom que s'estableix en aquell document de l'arxiu és Nom empresa - Mem Any

Faltava establir que posavem com a nom de l'empresa. Proposem (Sabadell estava d'acord) seguir el format de nom que establim al document Normativa sobre els noms dels fitxers al DDD.pdf que està a La Carpeta ([[http://www.uab.cat/lportal/documents/887018/890810/Normativa+sobre+els+noms+dels+fitxers+al+DDD/86834c97-cbe4-47a7-8f35-788dc6013fc4]]) o sigui (copio des d'aquest document):

Es crea a partir del nom de l'empresa en majúscula, sense accents, espais
ni altres caràcters especials:
o Si el nom de l'empresa és un acrònim o aquest és una forma del nom,
s'utilitzarà l'acrònim, per ex. RENFE
o Si el nom de l'empresa té una sola paraula, posar-la sencera i en
majúscules, per ex. AUTOTERMINAL
19
o Si té dues paraules, fer-ne una amb les tres primeres lletres de la
primera paraula i les tres primeres de la segona, per ex. BASESP per BASF
España
o Si en té més de dues, posar la inicial de cada paraula, excloses
paraules buides (articles, preposicions, etc.), per ex. AHS per Arxiu Històric de
Sabadell

Pel que fa a l'any crec que no és necessari posar-lo perquè quan ens donen el permís no només és per un any sinó que en principi és per sempre a no ser que diguin el contrari.

Així un possible nom arxiu quedaria per exemple: BANSAN - Mem. pdf (Banco de Santander)

Perdoneu he duplicat l'entrada. Només volia corregir l'enllaç al document Normativa sobre els noms dels fitxers al DDD. El correcte és:

http://www.uab.cat/lportal/documents/887018/890810/Normativa+sobre+els+noms+dels+fitxers+al+DDD/86834c97-cbe4-47a7-8f35-788dc6013fc4