Objectius del Servei de Biblioteques

Hem estat treballant amb Alberto Arenas per mirar d'optimitzar el rendiment del cercador. Hem proposat la modificació del json intern que governa els filtres del cercador. Tot i els intents, no ha estat possible i hem hagut de descartar aquesta millora.

Per la seva part, Silvia Sánchez ha reorganitzat i optimitzat gran part de l'arxiu de Gestió i Planificació i Qualitat, dues de les àrees amb major grau de documentació. Tenim previst finalitzar aquestes tasques durant el mes de juliol.

Paral·lelament, Maria Ontiveros ha estat treballant en la localització de categories buides, per tal d'eliminar-les de l'arbre de categories disponibles i detectar documents obsolets.

Un cop es donin de baixa els documents obsolets relacionats amb aquestes categories, es demanarà a l'administrador de LifeRay, Alberto Arenas, l'eliminació definitiva d'aquestes categories.

Durant el mes de juliol s'analitzarà la viabilitat de traspassar a un entorn més segur i cercable per als arxius de les autoritzacions, i si és possible i cal, de l'històric d'estadístiques.

• Revisió de les opcions disponibles a LifeRay per optimitzar cerques: responsable Beatriu Piera. S'ha revisat amb Alberto Arenas les opcions disponibles per optimitzar les cerques. En la versió actual de LifeRay ja ho tenim definit al màxim de possibilitats. Des de l'APSI ja estan treballant amb la instal·lació de la nova versió del programari, de la qual acordem que serem partners de configuració i proves.
• Anàlisi de les carpetes de cada Coordinació i Direcció SdB: responsable Sílvia Sánchez. S'analitza tota la secció de Coordinació i Direcció i es prioritza una gestió endreçada dels documents, simplificant-ne el seu arxivament. Es reclassifica la documentació a nivell d'etiquetatge intern assegurant que tota la documentació de Planificació i Gestió i Qualitat estigui correctament endreçada. Aquests canvis es realitzen a nivell intern i no afecten en cap moment al que veu el personal de biblioteques a la intranet (que no es mou de lloc).
• Correcció i simplificació de la classificació interna: responsable Maria Ontiveros. Es fa una comparativa exhaustiva de les categories internes existents i les caixes actualment visibles per mostrar els documents i enllaços, detectant aquelles que ja son obsoletes. Un cop detectades, cal moure els documents per deixar buides les no vigents i un cop fet passar el llistat a Alberto Arenas per tal que esborri aquestes categories. Detectem que aquest darrer pas no el podem fer nosaltres, degut a problemes d'indexació de la instal·lació.
• Passar els arxius a les noves ubicacions: responsable Sílvia Sánchez. Un cop creades les carpetes internes, els arxius es passen a les seves ubicacions definitives. Aquest pas ha afectat únicament a les pàgines de Gestió i Planificació i Qualitat.
• Exporgada d'arxius no vigents: responsable Beatriu Piera i Coordinadores Transversals. La darrera fase implicarà a les coordinacions transversals que hauran de fer un repàs dels documents vigents i obsolets gràcies a una eina de cerca que permet fer-ho amb major facilitat. Està previst fer aquesta revisió a finals d'any.
• Revisió i dels casos complexos (autoritzacions): responsable Carme Besson i Direcció del Servei de Biblioteques. S'ananalitzen els casos de les autoritzacions i es revisa i actualitza la IT corresponent.

Creada la pàgina per poder repassar els documents arxivats i poder endreçar les categories:
https://lacarpeta.uab.cat/group/guest/revisio-arxivats

Creada la pàgina per poder repassar tots els documents associats a cada categoria:
https://lacarpeta.uab.cat/group/guest/revisio-categories

Amb aquests dos desenvolupaments ja podem fer les tasques de manteniment documental de la carpeta de forma periòdica més fàcilment, assolint l'objectiu que ens havíem marcat.