Elements a tenir en compte a l'hora d'organitzar alguna jornada o acte¶

Sala:¶

• que sigui inclinada, així els que estan darrere també tenen bona visibilitat
• que hi hagi possibilitat d'afegir alguns seients més per si és necessari ampliar una mica més la capacitat
• si es decideix gravar la jornada en streaming, que sigui en una sala on hi hagi possibilitats tècniques de fer-ho (espai per a posar la càmara, etc.. Cal tenir present que una sola càmera fixe (opció més econòmica) permet fer el seguiment de la conferència per part del ponent però no de les intervencions dels assistents.
• si una de les entrades a la sala està al costat d'on es troba situat el ponent, aquesta sala ha de tenir una entrada alternativa perquè la gent entri per allà un cop començat el seminari.
• valorar si val la pena senyalitzar com arribar a la sala des de les diferents entrades de la Facultat (per ex.: si s'utilitza la Sala d'Actes de la Fac. C. Comunicació és necessari)

Logística:¶

• disponibilitat de micròfons: inalàmbric per al ponent, i de mà per a les preguntes dels assistents
• si cal una connexió a internet mirar que sigui sempre per fils (No WiFi)
• encarregar aigua per als ponents, moderadors, etc.
• elaborar rètols d'identificació dels conferenciants
• si hi ha càtering, fer el contacte amb el servei restaurant del centre on es fa la jornada

Protocol:¶

• designar una persona encarregada de realitzar la recepció dels ponents i presentar-lo a la resta de ponents o persones que intervinguin (director SdB, etc.). Aquesta persona ha de ser el contacte dels ponents al llarg de tota la sessió i els ha de fer signar: (1) l'autorització per tal que la seva presentació es pugui penjar al DDD - tenim formulari en CAT, SPA i ENG - i (2) un document de cessió de drets d'imatge si es vol emetre en streaming i/o es vol penjar el vídeo de la sessió a la web de la UAB. També hauria de facilitar un parell de telèfons de contacte per si sorgeix qualsevol imprevist.

• pensar si cal fer algun petit regal al ponent (tassa UAB, per exemple o motxilla biblioteques).

Contacte amb els assistents¶

• crear una llista d'espera si hi ha més demanda que oferta
• una setmana abans de l'inici del seminari, enviar mail a tots els inscrits recordant-los que si no poden assistir anul·lin la inscripció, així es podrà inscriure gent de la llista d'espera
• el dia de la jornada: designar un responsable de control d'entrada a la sala, amb ajuda d'una altra persona si el núm. d'assistents ho fa recomanable.
• finalitzada la jornada, enviar a tots els assistents un mail amb la presentació (si pot ser) i l'enquesta de satisfacció, informant-los que l'enquesta es mantindrà activa durant una setmana. Els resultats i comentaris de l'enquesta es tindran en compte per a l'organització dels propers actes.

Difusió¶

• encarregar amb temps la difusió a la coordinació de CP. Possibles accions de difusió:

  Notícia web Servei de Biblioteques i de les Facultats
  Notícia a Investigar
  Notícia a la intranet del PDI
  Blocs de les biblioteques
  Xarxes socials
  Llistes de distribució del professorat i dels estudiants de doctorat de les biblioteques

• fer fotografies durant l'acte i recollir alguna frase representativa per a Twitter i Instagram