Comunicació i difusió

29/04/2015 Durant la reunió es comenta el document "revisar els mecanismes de comunicació interna per millorar-los" i es fan noves aportacions:
A l'*apartat 2.2. Unitats de Xarxa:* Alguns documents (doc., docx) i presentacions (ppt, pptx) haurien de disposar d'un espai on poder ser guardats.
A l'*apartat 2.3. Wiki "Gestor de projectes:* La wiki admet adjunts i ara mateix no hi ha criteris sobre quins documents en curs es posen a la wiki i quin es posen a l'unitat de xarxa "lletra Q".
A l'*apartat 2.7. Reunions presencials:* es proposa obrir una tasca per recollir dades sobre la tipologia i freqüència de les reunions internes a cada biblioteca.
En relació a l'*Annex: La gestió de la documentació a la Intranet La Carpeta:* en la propera reunió els assistents faran els seus suggeriments sobre quins noms de documents hem de primar per unificar el ventall actual.

Conclusions i accions a realitzar (08/07/2015)

• Actualitzar el Manual de qualitat, apartat: Mecanismes de comunicació interna. En el text del Manual cal eliminar “Córrer la veu” com a publicació electrònica. També cal plantejar-se si, aprofitant aquesta reflexió sobre la comunicació interna, no paga la pena extreure aquesta informació del Manual de la Qualitat i fer una PG de Comunicació Interna específica. (Acord reunió 29/04/2015)
• Crear plantilles per les diferents tipologies documentals acordades, per facilitar la unificació d’estils i continguts. (Acord reunió 29/04/2015)
• L’actual ventall de noms de tipologies de documents; es reduirà a:

 Acord / Conveni / Contracte
 Acta
 Guia
 Informe
 Instrucció de treball
 Manual
 Model / Formulari
 Pla
 Procediment

(Acords reunió 29/04/2015 i reunió 08/07/2015) Durant la reunió del 08/07/2015 s’acorda eliminar també “política”. D’altra banda, es detecta que hi ha documents no mencionats al llistat inicial com “Acords” i “Convenis”, “Contractes” ( pel préstec de portàtils).

• Altres acords del 08/07/2015

 Cada biblioteca és responsable de mantenir la seva N, per garantir l’ordre i pertinença de la informació disponible.

 Demanar a les coordinadores transversals que buidin la Q de documents redundants i vetllin per tal que la documentació vagi passant a La carpeta.

 Per facilitar la tasca de neteja i garantir que no es dupliquin documents, s’hauria de disposar de criteris clars de què va a La carpeta, a les unitats de xarxa, al wiki, al DDD i a la web.

 De moment, queda parada la proposta de posar a disposició des de l’apartat de Tecnologia de La carpeta un programari gratuït que permeti transformar documents pdf en word de manera ràpida i fàcil.

 Queda pendent el tema d’on han de residir els words dels documents que s’editen de manera més freqüent (Guies, ...) .

 Cal avançar en la definició de com completar la informació quan es pengin els documents a La carpeta (responsable).