Tasca #4118
tancatEspais de les biblioteques: millora de la visibilitat i sistema de reserves
Descripció
(Tasca coordinada per Beatriu Piera i Gemma Estrugas)
L'objectiu d'aquesta tasca és dissenyar i posar en marxa un sistema (en entorn web) que permeti donar major visibilitat als espais disponibles a les biblioteques: sales de treball en grup, sales de formació, sales amb ordinadors, cabines (i tot els espais disponibles que s'hi puguin afegir en un futur) i lligar-ho, en la mesura del possible, amb un sistema d'autoreserves d'aquells espais que cada biblioteca consideri com a reservables.
Per fer possible aquest objectiu s'han d'analitzar no només els aspectes tècnics dels desenvolupaments (disseny d'una secció al web, base de dades, sistema per la gestió de reserves) sinó també altres aspectes més conceptuals (quines sales te cada biblioteca, quins espais, per a quin ús, si es vol posar a disposició dels usuaris com a reservables, si són només de reserva i ús per a docents, etc.) i també aquells relatius a la comunicació del projecte (com fer més visibles els espais dins el PDI, com millorar el lligam amb GERES i el PDS, etc.).
Fitxers
Tasques relacionades 3 (0 obertes — 3 tancades)
BP Actualitzat per Beatriu Piera fa més de 9 anys
- S'ha afegit relacionat amb Tasca #3503: Proposta: Aplicatiu per trobar una sala d'estudi
BP Actualitzat per Beatriu Piera fa més de 9 anys
- S'ha afegit relacionat amb Tasca #3858: Estudi d'un apartat TIC pel nou web de Biblioteques
BP Actualitzat per Beatriu Piera fa més de 9 anys
BP Actualitzat per Beatriu Piera fa més de 9 anys
Resum de la reunió de treball amb el responsable de GERES
- Assistents: Gemma Estrugas, Jordi Armengol (responsable actual de GERES) i Beatriu Piera
- Lloc i data: Sala de reunions de la UTP (06/07/2016)
Introducció:
Gemma Estrugas es posa amb contacte amb Jordi Armengol, responsable actual de la gestió de GERES i acorda una reunió de treball per aclarir alguns dubtes de l'estructura i funcionament del sistema. Es convoca també a Beatriu Piera com a responsable del desenvolupament d'una base de dades amb interfície web a l'estil de Find a study space de la Universitat de Berkeley.
Desenvolupament de la reunió:
1ª Part: presentació breu de l'eina
La primera part de la reunió es dedica a l'exposició de Jordi Armengol sobre les funcionalitats de GERES. En una explicació molt sintètica ens descriu GERES com a una eina de doble funcionalitat:
- Inventari informatitzat de tots els espais de la UAB. I el Joan ens fa notar de forma significativa que "tots" vol dir des d'una aula a un laboratori, despatx o fins i tot els banys. Tot aquell espai que te nomenclatura d'inventari està a GERES i vinculat al SUMA (actius fixos dins un espai concret)
- Gestió de les reserves d'aquells espais definits per ser reservats. El contingut de GERES està bolcat al PDS (Gestió de la Programació Docent). És des del mateix PDS que es fan les reserves ordinàries de les aules dins el pla docent (assignació que realitza Gestió Acadèmica) i que es mostren en un color diferent a les reserves puntuals, que es fan directament des de l'aplicatiu GERES. En principi, la pot fer qualsevol persona amb permisos, tot i que a la pràctica s'acostuma a fer des de Gestió Acadèmica o consergeria (en alguns casos, com ja sabem, ho poden fer també directament les biblioteques).
2ª Part: anàlisi de necessitats
La segona part de la reunió la centrem en l'anàlisi de necessitats. En primer lloc la Gemma Estrugas, que coneix directament el GERES com a usuaria bàsica puntual, indica que no és gens fàcil localitzar un espai de les biblioteques dins el GERES a no ser que sàpigues molt bé el codi de la sala o espai en concret. És cert, i tot i que en principi hi ha pocs camps dins l'aplicatiu i hauria de ser fàcil localitzar qualsevol espai, no ho és per dos motius principals:
- Els perfils que acostuma a tenir el personal que fa les reserves és un perfil molt bàsic que només deixa fer una nova reserva i gestionar una reserva ja feta. Què vol dir això a efectes pràctics? Que només podrà veure aquells espais que un usuari amb més permisos d'administració hagi designat com a reservable, ometent aquells que no ho són.
- El segon problema que detectem i encara més important, és que les sales que en realitat pertanyen a les biblioteques apareixen entrats com a sales que "pengen" de les Administracions de Centre. Així ens trobem per exemple el cas mateix de la Sala de Reunions de la UTP que apareix com a espai reservable d'ús docent que penja de l'administració de Comunicació.
Detectat aquests problemes inicials la primera proposta que ens fem a dues bandes és revisar totes aquelles sales i espais que tenim disponibles actualment, verificar com estan entrades i corregir-les o adaptar-les a la realitat de la seva gestió.
Per poder-ho fer els responsables de GERES necessiten una proposta en una taula excel que contingui el següent (mínims):
- Nomenclatura oficial de l'espai (per exemple: N/1027)
- Descripció breu
- Edifici on es troba
- Administrador que apareix actualment
- Proposta d'administrador que hauria d'aparèixer (veure més avall en aquest mateix resum)
- Reservable o no
- Qui la pot reservar (PDI o obert també a autoreserva alumnat)
En segon lloc i relacionat amb aquesta taula, també necessiten adaptar GERES a la realitat dels usos dels espais. En aquest sentit en Joan Armengol es mostra molt obert a fer canvis, ja que de fet és quelcom molt comú. Els espais evolucionen en el temps i canvien sovint el seu ús (avui com a aula de formació i poder l'any vinent com a espai polivalent amb equipament informàtic...). Des del Servei de Biblioteques els hi hem de fer proposta per incloure noves famílies de qui depenen els espais que actualment no estan contemplades, que son ni més ni menys que totes les biblioteques.
I finalment, dins aquest bloc de revisió de com estan entrats actualment les nostres sales i espais dins el GERES, veiem també clarament que necessitem demanar la inclusió de nous "tipus de recurs" més adients als usos dels espais que nosaltres tenim. Per citar algun exemple podríem plantejar d'incloure noves tipologies com "Sala d'estudi biblioteca" o "Espai docent biblioteca".
3ª part: possibilitats d'adaptació del GERES a l'autoreserva d'espais
Tot i que aquest tema ha anat sortint durant tota la reunió, el resumeixo en un únic punt final per tal que pugui ser més comprensible. En primer lloc es mostra a Jordi Armengol un exemple de sistema d'autoreserves de sales i espais de biblioteques, en concret el de la Universitat de Berkeley que ha estat l'escollit pel grup de tecnologia per la seva senzillesa i prestacions. El model li agrada força i es comencen a debatre idees de possibles integracions amb GERES.
El principal problema, però el tenim amb la natura del propi sistema. Beatriu Piera fa notar que la gestió de l'aplicatiu és, per raons obvies, limitat a certes persones. I tot i que en teoria un professor amb permisos es podria reservar un aula, és en realitat consergeria, administració o fins i tot alguna biblioteca si s'escaiés qui acaba fent el tràmit. I això en el fons ja està bé que sigui així, perquè limita molt més les possibilitats d'errades i duplicitats. El problema el veiem si obrim el GERES, encara que sigui per una porta paral·lela, als estudiants.
Examinem diferents opcions tècniques, que si es volguessin explotar caldria presentar-les per escrit a Antonio Romera (cap informàtic del sistema) previ acord entre direccions de serveis (Joan Gómez Escofet i Lorenzo Rodríguez). Aquestes passarien per una integració de GERES amb BADUSI i creació d'un nou perfil d'estudiant. Posteriorment caldria marcar els espais reservables per estudiants separats de la resta d'espais reservables.
És una solució complexa tècnicament, complicada políticament i que en el fons no soluciona el fet de tenir dues gestions separades en la reserva dels nostres espais: continuaria havent un sistema per als estudiants (actualment, i de forma parcial, mitjançant el Mediabooking de Millennium) i un altre per als docents (el GERES).
La solució més senzilla i ràpida per a tots és la creació d'una capa superior de visibilitat dels espais, molt similar a la de Berkeley, que faria d'enllaç transparent a les opcions de reserva: si és un espai docent l'enllaç portarà a GERES, i si és reservable per a un estudiant portarà al sistema de reserves que finalment es decideixi implementar.
Addenda de l'estat de les proves d'un sistema de reserves online (Beatriu Piera)
Pel que fa al sistema d'autoreserves via web, també caldrà decidir si es continua amb el sistema actual (Mediabooking) o s'opta per un altre sistema com per exemple LibCal de l'empresa Springshare (de pagament per suscripció) o BookedScheduler, un programari Open Source mantinguda per Twinkle Toes Software.
El primer sistema, LibCal, és un sistema àmpliament implementat a nivell mundial. Té com a punts forts la reputació i que és senzill i intuitiu. Com a punt feble trobem que, tot i que el cost no és exagerat, poder ens costarà de justificar la seva adquisició tenint en compte que ja tenim el Mediabooking i que la reserva o no dels espais no és un tema crític.
En el cas de BookedScheduler tenim a favor que la instal·lació és local i ja s'està testejant dins els nostres servidors. També té a favor que és una eina gratuïta i que la podem integrar amb el sistema de Single Sign On de la Universitat. I finalment que la nova versió que ja està en fase Beta és responsive design.
GE Actualitzat per Gemma Estrugas fa més de 9 anys
- S'ha afegit Fitxer Espais reservables Biblioteca Socials.xlsx Espais reservables Biblioteca Socials.xlsx
Penjo un fitxer excel amb els espais de la Biblioteca de Ciències Socials que podríen ser susceptibles de ser reservables a través de GERES o el sistema que es decideixi.
BP Actualitzat per Beatriu Piera fa més de 9 anys
A reunió amb els responsables tècnics del desenvolupament del nou web del Servei de Biblioteques que va tenir lloc a la UTP el passat 9 de setembre (Mercè Pi, Pedro José Latorre i Juanan Martínez) es va tractar el tema de la integració de desenvolupaments fets amb PHP, inclosos el llistat d'espais de les biblioteques amb el filtre de cerca i l'aplicatiu de la reserva de sales. En aquest aspecte, per part de la Mercè Pi ens van fer la proposta de mirar d'adaptar el llistat de presentació i contacte de la pàgina "Biblioteques" a les necessitats del llistat de "espais de les biblioteques". El format és molt similar al de Berkeley que els hi va fer arribar el grup web.
Per altra banda, el Pedro José ens va fer la proposta d'adaptar un aplicatiu intern que van desenvolupar per al Parc de Recerca per a la reserva de les sales del seu edifici. Si hi estiguessim interessats, el Pedro tramitaria la petició de cessió de ús amb el Parc de Recerca i ens farien un desenvolupament a mida basat en aquest. Un cop examinat, l'aplicatiu ens pot servir i és senzill d'utilitzar.
[[http://apps-test.uab.cat/salesPR/index.jsp (usuari: user; password: user)]]
Falta saber, però, quin serà el cost de desenvolupament (ja li he demanat pressupost però encara no tinc resposta) i si aquest cost ens compensa o és millor el que fan servir altres biblioteques com el LibCal d'Springshare (el preu d'instal·lació i manteniment és d'uns 1.000 euros anuals). He demanat una demo que durarà un mes (a comptar a partir de 14/09/2016).
[[https://testdrive.libapps.com/libapps/login.php?site_id=2161]]
username: beatrizpiera@gmail.com, Password: bpUAB0913
També hi ha una opció OpenSource que he estat testejant aquest juliol-agost juntament amb el SI. El sistema funciona molt bé, i te una versió mobile. El cost d'implementació d'aquesta eina és realment competitiu. És de 0 euros (si ens en sortim amb LDAP sols, cosa que de moment no hem aconseguit) o 150 en el cas que demanem suport tècnic.
Val la pena que hi feu una ullada. [[http://demo2.php.brickhost.com/]]
NC Actualitzat per Núria Casaldaliga fa més de 9 anys
Ara el GERES està molt relacionat amb la gestió acadèmica. Cal veure què implica donar d'alta el Servei de Biblioteques i que els edificis de les biblioteques pengin d'aquí.
Cada biblioteca investiga si té un usuari creat a GERES. Anoteu-ho a la tasca abans del 30 de setembre.
Si no estan creats, es demanarà que es creïn i es podrà fer un inventari d'espais per biblioteca per revisar les dades d'acord amb el què hi consta.
NC Actualitzat per Núria Casaldaliga fa més de 9 anys
Una opció més d'aplicatiu:
1 - Seguir amb el Mediabooking - falta veure costos del mòdul amb Sierra i del manteniment anual.
NC Actualitzat per Núria Casaldaliga fa més de 9 anys
- S'ha afegit relacionat amb Tasca #4145: Nou web: Què oferim
OC Actualitzat per Olga Cano fa més de 9 anys
BM
Tenim usuari a GERES
EP Actualitzat per Ester Ponsico fa més de 9 anys
A la BCT no hi ha ningú que tingui usuari a GERES.
Tema PI: a BCT passa cada dia la persona del centre de reprografia de Ciències a fer els encàrrecs de PI (no estem inclosos en el circuït), igual com s'havia fet fins ara.
SC Actualitzat per Sergi Calvet fa més de 9 anys
La BCHG no té usuari creat a GERES.
IO Actualitzat per Irina Olives fa més de 9 anys
A la BUS tenim accés al GERES només per fer reserves.
NC Actualitzat per Núria Casaldaliga fa més de 9 anys
Resposta pendent de BH i BV
NG Actualitzat per Nuria Gallart fa més de 9 anys
A BH ens han donat d'alta alguns usuaris de Geres però encara no hi hem entrat. A Geres hem de gestionar l'Aula d'informàtica. Biblioteca d'Humanitats.
NC Actualitzat per Núria Casaldaliga fa més de 9 anys
Per tal que una sala de formació estigui considerada com a aula docent, a més d'estar donada d'alta al GERES, cal que estigui lligada a PDS.
Cada biblioteca pot analitzar la idoneïtat que les sales tancades als alumnes (formació) apareguin degudament reservables al GERES. I arreglar el nom per tal que hi aparegui el nom de la biblioteca. A la propera reunió es parlarà.
NC Actualitzat per Núria Casaldaliga fa més de 9 anys
- Data de venciment ha canviat de 31-12-2016 a 30-06-2017
- Assignat a ha canviat de Beatriu Piera a Nuria Gallart
BH - Aula d'informàtica -Biblioteca d'Humanitats, ja donada d'alta. A la BCT també els interessa normalitzar els noms. A la BCHG s'ho miren per donar-ni d'alta també la sala de formació. A la BCS hi ha una sala de formació activada, caldria corregir-hi el nom.
El responsable de GERES ara és Elena Suma, la Núria té el contacte i el farà arribar.
Amb aquestes correccions quedarien totes les sales que són reservables per PDI degudament informades a l'aplicatiu que ells utilitzen habitualment.
NG Actualitzat per Nuria Gallart fa més de 9 anys
- Assignat a ha canviat de Nuria Gallart a Gemma Estrugas
La sala de formació de la Biblioteca d'Humanitats a Geres: L/105 - Aula Informàtica Biblioteca Humanitats
Contacte Geres: geres@uab.cat Persona: Elena Suma
Les administracions de centre tenen la responsabilitat dels espais. En el cas de la Biblioteca d'Humanitats és l'administració de Lletres i Psicologia. Com que qui ha renovat l'equipament de la sala de formació per poder usar-la com a aula ha estat la Facultat de Traducció i Interpretació (FTI) ha calgut delegar d'una administració a una altra i demanar a u.programacio.docent@uab.cat que la FTI pogués fer les reserves del pla docent.
D'altra banda la BH disposa d'una llista de persones autoritzades a fer reserves i dues que són administradores, és a dir, que poden validar les peticions.
Les peticions es gestionen a través del correu institucional informacio.bib.humanitats@uab.cat
GE Actualitzat per Gemma Estrugas fa aproximadament 9 anys
Vaig parlar amb l'Elena Suma sobre la possibilitat de poder fer més visibles i localitzables els nostres espais al GERES:
1. Em va dir que la possibilitat de canviar l'Administració de la que depenen o sigui posar Biblioteques no és possible perquè això emana del Pla Docent (PDS). De tota manera pel que he vist encara que es pogués canviar l'Administració tampoc es buscable per Administració.
2. Una altra possibilitat és crear un camp descripció o semblant on figuri el nom de la Biblioteca, però no es podria cercar per aquest camp. Només es pot cercar pel num. de porta (Identificació)
3. Una altra possibilitat és posar el nom de la Biblioteca en el camp Identificació (Nom del recurs), com ha fet Humanitats amb la seva sala, però tampoc es pot cercar per Biblioteca, el nom de la Biblioteca només es veu quan ja has localitzat la sala per la porta.
En resum, crec que l'únic millorable és que ens posin el nom de la Biblioteca dins el nom del recurs. De tota manera l'Elena Suma m'ha dit que s'ho estudiaria i em diria alguna cosa.
MG Actualitzat per Maria Antònia Galceran fa aproximadament 9 anys
A la BCHG finalment hem decidit que no posarem la sala de formació al GERES.
No tenim suport informàtic del SID, si més endavant millora aquest suport ho repensarem.
EP Actualitzat per Ester Ponsico fa aproximadament 9 anys
En la línia d'augmentar la visibilitat dels espais, a la BCT creiem que seria interessant mirar de mostrar la disponibilitat de les sales de treball, portàtils...en temps real, d'una forma mes visual que tal com surten al catàleg.
Poso un parell d'exemples:
Universidad Politecnica Madrid - http://www.upm.es/UPM/Bibliotecauniversitaria/bucs/index.php?option=com_content&view=article&id=18&Itemid=73
UPC - http://m.bibliotecnica.upc.edu/equipos/visualizar.php?Siglas=BRGF
BP Actualitzat per Beatriu Piera fa més de 8 anys
- Estat ha canviat de En curs a Tancada
Amb el nou web s'ha creat un desenvolupament que genera un llistat dels espais de les biblioteques (sales, cabines, etc) que inclu també els equipaments. Inclou una eina de filtratge mitjançant la qual els usuaris poden determinar si volen espais en grup, per 1 persona, en silenci i també si permeten reservar. En aquest darrer cas, l'eina els porta cap el mediabooking des d'on es pot cursar la reserva. Donem doncs per finalitzada aquesta tasca.