Accions de millora

Com a primer pas es crea un grup de teams i es convoca una primera reunió per intercanviar opinions

Per a la primera reunió es va realitzar una bateria de preguntes per a l'autoreflexió i es va donar resposta
Preguntes per a la reflexió

• Què sabem de les nostres col·leccions i fons considerats patrimonials?
• Quantes en tenim?
• Quants estan pendents de processament?
• Quants per biblioteca?
• Quants tenim al DDD?
• Quants tenim a MDC?
• Quants gestionats per altres programes?
• Quants de vosaltres porta un control de les estadístiques d'ús al DDD?
• Quants de vosaltres porta un control de les estadístiques d'ús a MDC?
• Quantes actuacions de difusió feu anualment per aquests fons?
• Recordeu quines actuacions hem fet conjuntes?
• Pq no fem més?
• Teniu detectades les necessitats de conservació i restauració d'aquesta documentació?
• Teniu pressupost dedicat a materials de conservació?
• Sabeu què és una fitxa NODAC?
• Quines de les vostres biblioteques tenen personal especialitzat en aquest camp?
• Quants de vosaltres teniu habilitats de gestió en el DDD? (càrrega de documents, estructura interna, funcionament?)
• Quants reviseu els portalbox per actualitzar la informació?
• Tenim clar des de quin any volem considerar la col·lecció com a patrimonial?
• Quan escolteu el nom patrimonial en que penseu?
• Dels documents existents a catàleg, sabem quants són únics a la UAB?
• Sabem la demanda sobre aquesta part de la col·lecció?
• Quin és al vostre entendre els principals problemes en la gestió d'aquesta documentació?
• Les subvencions ha de ser un tema centralitzat?
• La gestió de drets, tenim especialistes? Sabem com actuar en tots els casos?
• Què estem fent per la col·lecció local de la UAB?
• Com s'entenen DDD i Alma?
• Explorar tema col·leccions a Alma

Conclusions de la primera reflexió

• Falta una política clara sobre la gestió d’aquest material i no ens referim al seu tractament.
• Falta de coneixements en el tractament d’aquest material, recordeu que sovint barreja documents amb material d’arxiu.
• Pèrdua d’especialització tècnica a la plantilla. Aquesta la considerem especialment greu i afecta a altres feines.
• Inestabilitat de la plantilla.
• Manca d’eines comunes o aprofitables (per exemple una estructura de base de dades).
• Manca de suport estable.
• Manca de difusió estable i política de difusió.
• Hi ha el sentiment de falta de priorització dins el Servei en la gestió d’aquests fons.
• Cal reflexionar entre tots que considerem que té valor patrimonial: singularitat? Envers al propi documents o a la col·lecció de la qual forma part? Valor econòmic? Data d’edició?
• Manca d’una eina interna i personal especialitzat per a l’orientació en el tema de drets d’aquests fons. Repercussió alhora de la difusió, i falta de seguretat alhora d’explotar aquests fons.
• Tenim dades estadístiques, però no hem fet cap anàlisi. És evident que de l’anàlisi estadístic es derivaria una política més clara. Tinguem present que extreure dades ho pot fer qualsevol, però l’anàlisi implica un estadi superior.
• Hi ha la sensació que no hi ha temps ni interès pel tema, a part d’actuacions molt puntuals.
• Observem que avancem en la gestió àgil de la gestió de col·lecció pel que fa al processament tècnic i a la pròpia gestió, però no es veu un retorn sobre l’àmbit de GC, d’aquestes hores de feina que estem estalviant any rere any, amb la qual cosa no podem desenvolupar aquests temes o altres.
• Té lògica seguir dedicant tant temps a la catalogació de donatius?
• Qualsevol digitalització aporta valor?
• Té raó de ser que tots estem fent el mateix?
• Podem centralitzar alguna cosa?

Com a termòmetre de l'impacte d'alguna actuació. S'han agafat les col·leccions presents en el calendari que es va fer pel Nadal de 2021 i s'ha analitzat les estadístiques dels darrers tres anys: La conclusió totes les col·leccions van a la baixa.
Algunes d'aquestes col·leccions també van ser presents a la campanya dels "Tresors"

Seguim analitzant el tema