Accions de millora

1. Quantes tesis tenim únicament en paper
2. Quantes tenim en paper, microfitxa i digital alhora
3. Quantes tenim en paper i digital

El camp més fiable és el de l'autor, atès que aquest no pot estar repetit.
Javier a veure si podem fer servir el programa de compraració de la bibliografia per aquest fí

He tornat a extreure la llista de les tesis que hi ha en format paper. El camp millor per creuar dades és la columna "autor". S'haurà de treure el punt final que presenten alguns noms

En base al fichero Tesis paper_Dip21.xlsx: Hay que saber que está ahí i no en los otros dos

Tratamiento previo de archivos:
- se elimina . en el ultimo caracter de cada lina
- se elimina , en el ultimo caracter de cada lina

expresion regular usada:
(\.)$

eliminar , (coma+espacio) en la ultima posicion:

expresion regular:
, $

La complexitat de comparar les tesis que podem existir simultàniament en més d’un format, és molt alta. Els registres de catàleg només existeixen per la descripció del format paper i microfitxa, mentre que les dades de tesis electròniques s’extreuen del DDD. L’extracció de camps específics es veu afectat per la pròpia descripció dels diferents formats i a més per la visualització d’un altre programa en el cas de les electròniques.
Relacionem aquí tota la tasca que s’ha dut a terme i que ens portarà a quantificar les tesis que només estan en paper, per fer una estimació pressupostaria per a la seva digitalització i simultàniament la detecció d’alguna errada. La relació de passos donarà la idea de la dificultat amb la que ens hem trobat i documenta el procés, de cara a poder aplicar aquests criteris en altres processos.

Aquesta tasca ha estat realitzada per Alba Marcos.

Primer es descarrega el llistat de Tesis d'ALMA, on prèviament s'han eliminat els registres no actius. Per treballar aquest llistat mínim s'han necessitat els camps Autor, Títol, MMS ID, Any i Permanent Call Number.

Paral·lelament descarreguem del DDD el llistat de les Tesis doctorals amb els camps Autor i Títol.

Del llistat d'ALMA fem dues columnes per comprovar de quins autor disposem de Tesis en paper (=COMPTE.SI.CONJUNT i de quins autors disposen de Tesis en microfitxa (=COMPTE.SI.CONJUNT"&"*"). I seleccionem aquells que sí tinguin Tesis en paper i no en microfitxa; dels 31032 registres queda una selecció de 12352 per comprovar.

Del camp Autor per fer les comprovacions s'extreu només els cognoms (=ESQUERRA-1)), s’elimina el punt final del camp (=SI=".";ESQUERRA-1);A1)) i també es comproven els que contenen alguna data. Amb aquestes modificacions es comprova si coincideix la totalitat del camp, només els cognoms o el primer cognom. També s'inclou guionet entre els dos cognoms.

Del camp Títol es creen varies columnes amb el títol sense el símbol " /" i sense el subtítol després dels dos punts (=ESQUERRA-1)), com està al llistat del DDD). I és canvien els apòstrofs que tenen format diferent al llistat del DDD. També en les següents comprovacions es té en compte els títols del DDD ens els quals no hi ha espai anterior al símbol :.

D’aquest mateix camp es comprova si a través del primers caràcters (25, 20, o 15) coincideixen amb el llistat del DDD (=CONSULV;'[Tesis DDD.xlsx]convert (4)'!$A:$A;1;FALS)) o si una part del títol coincideix (=CONSULV&"*";'[Tesis DDD.xlsx]convert (4)'!$A:$A;1;FALS)).

Per últim es combina la consulta on coincideixin els dos camps.

Es marquen els camps a una nova columna per poder fer la taula dinàmica: “Estan al DDD; Pendent de revisar; No està al DDD; Registres amb errors”

Conclusions Finals

A la Universitat Autònoma de Barcelona, el Servei que se n’ocupa de la preservació i conservació de les tesis doctorals llegides a la pròpia Universitat, és el Servei de Biblioteques.

La Biblioteca de Comunicació i Hemeroteca General en la seva condició de biblioteca general, acull aquests exemplars a les seves instal·lacions.

Al llarg del temps les tesis han estat publicades en format paper, en format microfitxa i en format electrònic.

El procés habitual era que els estudiants dipositaven la teis a l’escola de Doctorat i aquesta remetia l’exemplar amb una còpia de l’acta, primer a la Biblioteca General i posterior a la desaparició d’aquesta, a la Biblioteca de Comunicació. Durant una època, els estudiants podien optar per publicar també la seva tesi en format microfitxa, però aquesta era una opció, mai va ser una obligació. Per tant, la quantitat de tesis microfitxades és una part petita. Posteriorment les tesis ja eren publicades simultàniament en paper i en format electrònic. La tesi en format electrònic és dipositada a TDX (https://www.tdx.cat/) i se n'encarrega el Servei de Publicacions de la UAB.

Les tesis han de ser considerades no tan sols com simples documents sinó pròpiament com a documents administratius, prova d’això és que en moltes institucions, és l’arxiu administratiu qui s’encarrega d’aquesta conservació.

Òptimament caldria tenir tota aquesta documentació preservada en format digital. Si bé es cert que durant alguna època es va fer alguna actuació puntual, com aquella que es va promoure des del CCUC, la realitat és un petit degoteig aprofitant qualsevol petició de consulta a través de PI.

Aquest estudi té com objectiu oferir unes dades per saber quantes tesis no es troben en cap altre format i fer una estimació dels costos econòmics que tindria el projecte.

A nivell material no totes les tesis presenten un format homogeni. La forma en la presentació d’aquests treballs sempre ha estat lliure per part de l’autor. En tenim enquadernades amb cartró dur, altres amb espiral metàl·lica, altres amb espiral de plàstic., algunes tenen material d’acompanyament. Hi ha que han estat escrites en paper de qualitat acceptable, algunes en paper brillant, altres en paper reciclat, paper molt estès durant una època. És precisament les que estan en papers reciclats de baixa qualitat i de tintes molt efímeres, que per molta cura en la preservació, acabaran degradant-se en un futur no molt llunya.

Extreure aquestes dades no ha estat una feina fàcil. Dos formats d’un mateix títol a nivell de catàleg són registres diferents. Això presenta divergències fins i tot en la puntuació de la mateixa etiqueta de títol. Per una altre part la comparació amb els registres existents en el DDD també és complicat. Sempre i quan hi hagi qualsevol diferència d’espai o de caràcter entre dues fonts diferents impossibilita una comparativa neta. La duplicitat existent a les pròpies biblioteques també ha dificultat la gestió de les dades.
S’han provat diverses formes com es pot veure en aquesta mateixa tasca: Extreure DDD i comparar amb catàleg, intentar comparar paper i microfitxa i electrònic, passar tots els títols paper per l’anàlisi de superposició d’Alma, però tots aquests intents no acabaven de donar un resultat òptim.

Finalment s’ha decidit extreure via analytics tots els títols que es troben a BCHG en format paper, amb les dades següents: MMSID, Title (Normalized), URL exist, lifecycle active.
La mateixa extracció s’ha fet però respecte a les tesis en microfitxa.
D’aquesta manera hem pogut saber quins títols que tenim en paper, tenen una versió electrònica. Això és correcte, sempre i quan el registre bibliogràfic tingui etiqueta 856. I el mateix de les microfitxes. Finalment dels dos llistats (paper i microfitxa) i que URL no existeix, s’han extret les dues llistes i s’han comparat entre elles. Tots els títols en paper que no s’han trobat en format microfitxa, són presumiblement els títols dels quals no hi ha cap més còpia i caldria digitalitzar.

S’adjunta a la tasca un pressupost antic per poder fer una extrapolació a nivell econòmic.

Resum de dades

Títols en paper a acd12 (dipòsit bchg) 15.286
Exemplars en paper a acd12 (dipòsit bchg) 17.006
Títols en format microfitxa a bchg (diverses localitzacions) 3.479
Exemplars en microfitxa a bchg (diverses localitzacions) 6.915 (de la major part de les microfitxes, existeixen 2 exemplars)
Tesis UAB al DDD 12.270

Tesis únicament en format paper 6.389