Docència i recerca

Un altre tema per estudiar :
Quan t'inscrius esculls lliurament si vols certificat d'assistència o no. Això ha estat un problema en les xerrades del OEW perquè des del Servei de Biblioteques envien a l'Àrea de Formació nom i cognoms i certificats del PAS i PDI que ha assistit a les xerrades per fer-ho constar al seu expedient de Formació i ara ens trobem que hem de generar manualment els certificats dels que van dir que no el volien. Es podria treure la pregunta de si volen certificat o no i que es generessin tots per defecte.

Una altra casuística a tenir en compte:

Els cursos virtuals a Moodle per als quals cal inscripció. Per exemple, els cursos de Mendeley per a doctorands que han tingut lloc entre febrer i març de 2021.
El problema que ens hem trobat és que el sistema no està pensat per a aquest tipus de cursos, ja que quan es va crear la base de dades tots els cursos eren presencials: la base de dades obliga no només a introduir una data d'inici i de final del curs, sinó que també obliga a introduir una hora d'inici i una hora de final del curs (p.ex.de 10 a 11 h). En un curs virtual, que es desenvolupa durant un mes, un trimestre, etc., això no té sentit.
Però el que més ens preocupa és que hem constatat que el fet de posar una hora concreta causa molta confusió entre els inscrits, perquè es pensen que el curs tindrà lloc en una data i una hora concretes. Ho solucionem parcialment afegint una nota explicativa, però aquesta nota sovint passa desapercebuda.

Indicar en el formulari d'inscripció que escriguin sencer Nom i Cognoms perquè així apareixerà en el certificat d'assistència.
Ens trobem que en la inscripció escriuen noms abreujats, no posen segons cognoms, a vegades s'equivoquen en teclejar... Però quan demanem que signin l'assistència per als certificats allà sí que posen els seus noms i cognoms complets. Però no consten així a l'aplicatiu.

Ens hauríem de plantejar si cal preguntar-los si volen el recordatori del curs o bé eliminar aquesta opció i enviar-los comunicació directament a tots. Per exemple, en els cursos de Teams sempre es fa un mail a tots els inscrits amb les dades de la sessió en línia i la informació legal.

Detecció de duplicats més senzilla

O bé, per evitar duplicats, no permetre la inscripció dues vegades d'una mateixa adreça de correu electrònic (o un altre camp que considerem identificador).

Una altra proposta de millora:

Possibilitat d'editar el NIU dels inscrits (actualment és un camp no editable)

Encara que costi de creure, en les inscripcions als cursos virtuals de Mendeley per a doctorands que es van portar a terme entre febrer i març de 2021 em vaig trobar uns quants estudiants que havien introduït malament el seu NIU, i que el NIU corresponia a una altra persona.
En el moment de passar les dades a l'aula Moodle del Campus Virtual, aquest error és molt greu, perquè si no ens n'adonem estem inscrivint inadvertidament una altra persona.

Per tant, al marge de l'obligatorietat de revisar les dades, és interessant per al formador tenir la possibilitat d'editar el camp del NIU, per corregir els errors involuntaris dels inscrits.

Cognoms amb guionet:
A les persones que quan s'inscriuen a una sessió formativa escriuen els seus cognoms separats per un guió, exemple Pedro López-Roldán no se'ls genera el certificat d'assistència tot i haver-lo demanat!
Cal que la base de dades admeti tota una sèrie de caràcters que fem servir molt sovint: guió mig -, cometes ", ce trencada ç. Caldria revisar tots els caràcters que necessitem que admeti.

Generació de certificats:
Tenint en compte que els certificats de PAS i PDI de la UAB han d'anar s'han d'enviar a la Unitat de Formació i Desenvolupament Professional s'haurien de poder extreure d'una manera ràpida.

Ordenació dels inscrits a la base de dades:
Els inscrits s'haurien de poder ordenar per cognoms (com a mínim). Quan hi ha moltes inscripcions es perd molt i molt temps per revisar que no hi hagi inscripcions duplicades ....

Ara mateix es perd molt temps gestionant certificats i revisant els inscrits quan n'hi ha molts!

Que el formador i moderador puguin rebre còpia del correu-e que s'envia als inscrits amb la URL per accedir a la formació 2 dies,

Petició de certificats anys després d'haver fet el curs:
Cal que la nova base de dades de cursos permeti saber si un usuari que ens demana un duplicat d'un certificat anys després d'haver fet el curs el va fer realment. Ara mateix en el curs de Propietat Intel.lectual en la tesi tenim un document google amb els assistents que no queda registrat a la base de dades de cursos.

Inscripcions col·lectives:
Revisar aquest concepte ja que no queda constància a la base de dades dels noms dels inscrits i dels possibles certificats que poguem fer.

Generació de certificats en word individuals (a part dels que ja es generen en pdf)
Això permet fer canvis i incloure signatures digitals que es posen prèviament a la generació del pdf
Que la data no surti per defecte al capdavall dels certificats perquè ja la incorpora la signatura digital

Certificats d'assistència:
Sembla ser que quan es genera el certificat, el sistema posa en majúscula la primera lletra de totes les paraules que consten a nom i cognoms . Així per exemple l'usuària: Anna del Valle Martí es va inscriure correctament posant "del" en minúscules però el certificat l'escriu amb una majúscula inicial, "Del" , el que provoca que contactin amb nosaltres i ho haguem de corregir a mà cada vegada

Llengua del curs: La llengua en què es farà el curs hauria de tenir un camp propi amb un desplegable que fos "català, castellà, anglès, tots". Ara ho estem apuntant al camp "Notes" o ho fem constar al títol del curs. Ens trobem que els estudiants de doctorat a vegades es confonen. Ha de quedar ben clar la llengua en què es farà la formació.

Llengua de la base de dades: Estudiar si la base de dades el podria tenir en les tres llengües o buscar una solució al respecte que podria ser posar el nom dels camps en tres llengües com en el Pregunt@, Enquestes de satisfacció... Ex.: Nom/Nombre/Name

Caldrà separar les tasques que són millores informàtiques de les que milloren els textos: model de certificat, correu de confirmació de la inscripció, etc.
Correu de confirmació de la inscripció :
Proposo que aquest correu inclogui un avís conforme no es lliurarà certificat d'assistència a qui no hagi signat el control d'assistència. Aquests dies ens estem trobant persones que ens demanen el certificat sense haver signat l'assistència i no crec que nosaltres haguem d'anar resseguint tot el xat per veure quan entren i surten les persones. A part que si realment segueixes el curs ja t'assabentaràs de quan cal signar l'assistència.

Reunió SDR del 19/3/2021:
Acord: Tenim temps fins el 19 d'abril per a fer propostes de millora per la base de dades de cursos

Una altra millora: que es pugui editar l'assumpte dels mails als inscrits/assistents.

Per l'anterior comentari:
Ara sí que es pot fer, posant-se al "subject" que apareix per defecte, esborrant-lo i posant el que es vulgui. Però es tracta de fer evident o almenys més visible que és un camp editable.

Necessitat del Programa de Formació de Doctors:

La Marta López, contacte per cursos de doctorat, diu el 25.3.2021:

"Seria possible recollir a les enquestes de quins programes de doctorant venen els assistents? Suposo que no serà fàcil. Ho proposo com a idea de futur. Estem pensant maneres d’obtenir aquesta informació, ja que per a les acreditacions els programes volen saber si els seus doctorands assisteixen a les activitats transversals i a quines activitats en concret però de moment no ho tenim suficientment informatitzat com per poder explotar aquestes dades."

Caldria estudiar-ho.

Els cursos virtuals a Moodle gestionen les inscripcions a través del formulari de sol·licitud de cursos virtuals:
[[https://www.bib.uab.cat/formacio/solicitud_curs_virtual.php]]
Això ens obliga, quan els entrem a la base de dades de formació, a posar-los com a "Tancats", per tal que el formulari d'inscripció de la base de dades no s'activi.
Pot causar confusió entre els usuaris que un curs amb places lliures consti com a tancat.
L'única manera d'indicar que el curs està obert i que cal inscriure's per una altra via és posar una nota, que pot passar desapercebuda.
Hauríem de pensar una altra manera de desactivar el formulari d'inscripció, que no sigui posar el curs com a "Tancat".

Arran de la proposta de Carme Besson:

Correu de confirmació de la inscripció :
Proposo que aquest correu inclogui un avís conforme no es lliurarà certificat d'assistència a qui no hagi signat el control d'assistència. Aquests dies ens estem trobant persones que ens demanen el certificat sense haver signat l'assistència i no crec que nosaltres haguem d'anar resseguint tot el xat per veure quan entren i surten les persones. A part que si realment segueixes el curs ja t'assabentaràs de quan cal signar l'assistència.

Em sembla una idea molt bona. Jo proposo que l'avís ("no es lliurarà certificat d'assistència...") s'inclogui no en el correu de confirmació de la inscripció, sinó en el missatge que s'enviï als inscrits facilitant-los l'enllaç a la sessió de Teams . Encara que aquest sigui un missatge "manual" i per tant ens obligui a redactar l'avís a mà.

La raó d'això és que hi ha alguns cursos en els quals el control d'assistència es fa d'una altra manera. Estic pensant en els cursos de Moodle (per exemple, els cursos de Mendeley per a doctorands que hem fet entre febrer i març). Per tant, en aquests cursos el missatge automàtic de confirmació d'inscripció no hauria de contenir l'avís sobre el control d'assistència.

Hola!

Una cosa que em sembla interessant de puntualitzar sobre el tema:

la base de dades de formació, ara mateix, genera certificats per a tots els que han marcat el SI, a la pregunta de si volen certificat, independentment que després, nosaltres haguem marcat que aquella persona NO ha assistit al curs. Per tant, seria interessant que la nova base de dades generi certificats només per aquelles persones que tinguin un SI a certificat i un SI a assistència

Hola Marta,
Respecte al que acabes de comentar ho hem de pensar bé. Ja en parlarem quan a SU també s'hi hagin mnirat. Jo crec que és millor enviar el certificat d'ofici per evitar degoteig posterior dels que se'ls va passar i ara s'adonen que sí que el volen. Això era més aviat per estalviar paper però ara les circumstàncies han canviat...
Ho parlem. Moltes gràcies per mirar-t'ho

Hola Carme:

Principalment, el meu comentari anava adreçat, més aviat, a que es generen certificats per a gent que NO ha vingut al curs. Que no es generi el document d'una persona que sabem que no ha vingut perquè té la NO assistència marcada (i ara sí que passa, es genera certificat per a tothom, hagi vingut o no, i hem d'estar descartant de l'excel d'assistència per no firmar i enviar un certificat per a una persona que no ha assistit...

D'acord, Marta. En parlem. El tema de certificats dona per molt

Afegeixo una informació que no és pròpiament sobre la web de formació però sí és una ramificació.

Al text que enviem el dia abans als usuaris inscrits on donem l'enllaç a l'aula Teams, una part del redactat diu que els usuaris NO s'han de descarregar Teams per a entrar a l'aula, que ho facin via web.

Arran del curs de gamificació que estem fent aquests dies, hem sabut que moltes de les opcions que ofereix Teams per gamificar només són viables si els usuaris entren a la sessió de formació a través del Teams escriptori. Amb el Teams web no hi ha totes les prestacions. Per tant cal canviar aquest redactat i recomanar als assistents al curs que s'instal·lin l'aplicació Teams d'escriptori per entrar a la formació

Important que la nova base de dades permeti extreure resultats de les enquestes de diferents cursos a l'hora agrupant les dades . Poso un exemple: He de lliurar la valoració de les enquestes dels cursos de Fonts d'informació que hem fet pel Programa de Formació de Doctors. Com que són 10 cursos diferents (Fonts d'informació en Dret, Fonts d'Informació en Economia... etc...) les he d'extreure 10 vegades i fer tots els càlculs manuals incloses els tants per cents dels valors absoluts perquè si es fa la cerca per Col.lecció i durant el període que cerques s'han fet altres cursos de Fonts d'Informació que no són pel PFD també els recuperes. Gràcies!

Amb les col·leccions queda solucionat.